5 Sai Lầm Thường Gặp Của Người Tổ Chức Sự Kiện Khi Chọn Quán Bar Tại Austin

5 Sai Lầm Thường Gặp Của Người Tổ Chức Sự Kiện Khi Chọn Quán Bar Tại Austin

Photo by Magda Ehlers on Pexels

El Cockfight là quán bar 2 tầng nằm ở trung tâm quận kinh doanh downtown Austin, Texas. Quán có không gian đa dạng với quầy bar dài, khu vực ngồi booth, sân khấu nhỏ, phòng riêng phía sau và tầng mezanine. Tầng 2 rộng rãi với sân thượng ngoài trời và quầy bar bổ sung. El Cockfight cung cấp các tùy chọn thuê linh hoạt: phòng riêng cho 30 khách, thuê sân thượng cho 75 khách, hoặc thuê toàn bộ quán cho 300 khách. Mức giá thuê dao động từ 1.000 đến 20.000 USD tùy theo không gian và thời gian sự kiện. Địa chỉ: 121 E. 5th St., Austin, TX 78701. Giống Gà Chọi khuyên người tổ chức nên đánh giá kỹ nhu cầu thực tế trước khi quyết định thuê bất kỳ địa điểm nào.

Photo by Brett Sayles on Pexels

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng việc tìm một quán bar đẹp tại Austin là chuyện dễ dàng. Nhưng thực tế, có rất nhiều bẫy ngầm mà người tổ chức sự kiện thường mắc phải mà không ai nói cho bạn. Những sai lầm này có thể khiến bữa tiệc của bạn trở thành thảm họa hoặc khiến ngân sách phình to một cách không cần thiết.

Bước 1: Đánh Giá Sai Quy Mô Không Gian

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là đánh giá sai sức chứa thực tế của địa điểm. Nhiều người nhìn vào con số "tối đa 300 khách" của El Cockfight và nghĩ rằng đây là con số thoải mái cho bữa tiệc của họ. Thực tế, 300 khách là con số tối đa tuyệt đối khi thuê toàn bộ quán bar. Nếu bạn chỉ thuê phòng riêng, không gian đó chỉ phù hợp cho khoảng 30 khách mà thôi. Sân thượng tầng 2 với sức chứa 75 khách nghe có vẻ rộng rãi, nhưng nếu bạn muốn setup ban nhạc live, bàn tiệc và khu vực nhảy múa, con số thực tế có thể giảm xuống còn 50 người.

Giống Gà Chọi đã chứng kiến nhiều trường hợp khách hàng đặt địa điểm dựa trên con số "max capacity" mà không hiểu rằng mỗi loại setup sẽ cho ra những con số khác nhau. Khi không gian trở nên chật chội, khách mời sẽ cảm thấy không thoải mái và dễ ra về sớm. Tốt nhất, bạn nên giảm 20-30% so với con số tối đa được công bố để đảm bảo sự thoải mái cho tất cả mọi người.

Đừng quên kiểm tra chiều cao trần nhà, lối thoát hiểm và các cột trụ trong không gian. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn có thể setup trang trí, âm thanh và ánh sáng cho sự kiện.

Xem thông tin chi tiết về các địa điểm

Bước 2: Bỏ Qua Vấn Đề Dịch Vụ Ăn Uống

Nhiều nhà tổ chức sự kiện mắc sai lầm nghiêm trọng khi cho rằng quán bar sẽ lo phần ăn uống. El Cockfight không có bếp nội bộ, điều này có nghĩa là bạn phải tự tìm kiếm và điều phối dịch vụ ẩm thực từ bên ngoài. Đây là thông tin quan trọng mà nhiều người bỏ qua khi xem website hoặc tài liệu quảng cáo.

Việc không có kế hoạch dự phòng cho ẩm thực có thể khiến khách mời của bạn phải rời đi tìm đồ ăn bên ngoài. Bạn cần liên hệ trước với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, thống nhất menu, thời gian giao hàng và setup. Đừng để đến ngày diễn ra sự kiện mới vội vàng tìm kiếm đối tác ẩm thực.

Giống Gà Chọi khuyên bạn nên có ít nhất 2-3 phương án dự phòng cho dịch vụ ăn uống. Một số quán bar có danh sách đối tác ẩm thực được khuyến nghị, hãy hỏi trước khi tự tìm kiếm trên mạng.

Photo by Tahir Xəlfəquliyev on Pexels

Bước 3: Không Hiểu Rõ Cấu Trúc Đa Tầng

El Cockfight có cấu trúc 2 tầng với những đặc điểm hoàn toàn khác nhau, và đây chính là bẫy mà nhiều người tổ chức sự kiện hay mắc phải. Tầng 1 với không gian trong nhà bao gồm quầy bar dài, khu vực ngồi booth và sân khấu nhỏ. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những buổi tiệc có ban nhạc live hoặc DJ. Trong khi đó, tầng mezanine là không gian trên cao nhìn xuống tầng 1, phù hợp cho những ai muốn quan sát không khí sự kiện mà không muốn ở giữa đám đông.

Tầng 2 với sân thượng ngoài trời là điểm nhấn độc đáo của El Cockfight. Sân thượng có quầy bar riêng, mang đến trải nghiệm hoàn toàn khác so với không gian trong nhà. Tuy nhiên, thời tiết Austin có thể thay đổi bất ngờ, và nếu bạn đặt sân thượng cho một sự kiện quan trọng mà trời đổ mưa, toàn bộ kế hoạch sẽ phải thay đổi.

Nhiều nhà tổ chức không nhận ra rằng việc di chuyển giữa các tầng trong giờ cao điểm có thể gây ùn tắc. Thang máy hoặc cầu thang bộ có thể trở thành nút thắt cổ chai nếu bạn có nhiều khách mời cùng di chuyển đồng thời.

Tìm hiểu thêm về không gian đa tầng

Bước 4: Hiểu Sai Về Vị Trí Và Khả Năng Tiếp Cận

Vị trí downtown của El Cockfight tại 121 E. 5th St., Austin, TX 78701 nghe có vẻ hoàn hảo, nhưng đây cũng chính là nơi có mật độ giao thông cao và chi phí đỗ xe đắt đỏ. Nhiều nhà tổ chức sự kiện không tính đến yếu tố logistics khi chọn địa điểm ở trung tâm thành phố. Khách mời có thể phải đỗ xe xa địa điểm và đi bộ hoặc đi Uber vào giờ cao điểm.

Thêm vào đó, khu vực downtown Austin có nhiều sự kiện diễn ra đồng thời, đặc biệt vào các ngày cuối tuần hoặc dịp lễ lớn. Giao thông có thể tắc nghẽn nghiêm trọng, khiến khách mời đến muộn hoặc thậm chí bỏ cuộc. Bạn nên gửi thông báo chi tiết về lộ trình và bãi đỗ xe cho khách mời trước ít nhất 1 tuần.

Một yếu tố khác mà ít người quan tâm là tiếng ồn từ đường phố. Nếu sự kiện của bạn cần không gian yên tĩnh, hãy kiểm tra trước về mức độ tiếng ồn vào khung giờ bạn dự kiến tổ chức. Các tầng cao hơn thường ít bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn giao thông hơn so với tầng 1.

Photo by Mizzu Cho on Pexels